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No cabe duda de que los tiempos de la Pandemia han acentuado la necesidad inminente de virtualizar los servicios tanto públicos como privados, no solo como medio de agilizar los trámites ante dichos organismos, sino también como instrumento válido para minimizar el riesgo de contagio de enfermedades y de preservación de la salud humana.

Sin duda, una parte importante del proceso de virtualización requiere que la petición, contrato o el escrito judicial contemple un mecanismo de verificación de la autenticidad de quien somete dicha petición, contrato o escrito ante las autoridades o entidades correspondientes. Esta verificación puede ser a través del uso de la firma electrónica, lo que está respaldado en nuestro país por distintos medios legales.

Ese es el espíritu no solo de la Ley 51 de 2008, modificada por la Ley 82 de 2012, que define y regula los documentos electrónicos, las firmas electrónicas, la prestación de servicios de almacenamiento tecnológico de documentos, así como la certificación de firmas electrónicas y adopta otras disposiciones para el desarrollo del comercio electrónico; sino también de la Ley 83 de 2012, que regula el uso de medios electrónicos para los trámites gubernamentales.

Precisamente la Ley 83 de 2012, modificada por la Ley 144 de 2020, establece las reglas y principios básicos de obligatorio cumplimiento para todas las entidades estatales, pero de aplicación gradual y progresiva, para la realización de trámites gubernamentales en línea. Las disposiciones de esta Ley serán aplicables al Gobierno Central, a las entidades autónomas, semiautónomas y municipales, a la Asamblea Nacional, al Órgano Judicial, a los intermediarios financieros y a las sociedades en las que el Estado sea propietario del 51% o más de sus acciones o patrimonio, en sus relaciones entre sí y entre éstas y los usuarios.  Asimismo, esta normativa deberá aplicarse a todos los trámites, procesos y servicios que dichas entidades proveen y  contempla el uso de la firma electrónica calificada, en los términos previstos por la Ley 51 de 2008.

De hecho, la Ley 83 de 2012, señala, entre otras cosas, que los documentos presentados por los usuarios por medios electrónicos que contengan la firma electrónica, de conformidad con la Ley 51 de 2008 producirán en término de esta ley los mismos efectos que los documentos firmados de manera autógrafa y que la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia de la entidad pública en los trámites gubernamentales en línea se realizará mediante firma electrónica del servidor público responsable o del jefe de la entidad en que presta sus servicios.

Adicionalmente, como se aprecia, según la Ley 83 de 2012, el uso de la firma electrónica se extiende al ámbito de la Administración de Justicia, tal como lo dispone y regula, la Ley 75 de 2015, que adopta medidas para la informatización de los procesos judiciales.

No obstante, aun cuando pudiera ser discutible el valor que pueda tener el uso de firmas electrónicas o firmas digitales, es importante destacar que, conforme a las disposiciones legales vigentes, es la firma electrónica calificada, la que posee la validación más segura, pues está respaldada por un certificado electrónico calificado.

La firma electrónica calificada:

1. Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados.
2. Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere.
3. Ha sido creada utilizando dispositivos seguros de creación de firmas electrónicas, los cuales mantiene el firmante bajo su control exclusivo.
4. Ha sido creado a través de la infraestructura de un prestador de servicios de certificación registrado ante la entidad que la Ley ha facultado para llevar a cabo la verificación y garantizar la autenticidad del firmante.

En Panamá, la Ley ha establecido que la entidad encargada de emitir dicho certificado es la Dirección Nacional de Firma Electrónica, actualmente, además, único prestador del servicio, lo que permite a los usuarios firmar documentos digitalmente, otorgándole validez.

Los certificados electrónicos pueden ser emitidos para:

• Personas Naturales
• Profesionales (certificados asociados a suscriptores que pertenecen a un gremio y poseen una idoneidad reconocida por dicho gremio.)
• Representante de persona Jurídica
• Colaborador de Persona Jurídica

Algunos requisitos para la emisión de dichos certificados varían, pero generalmente se solicitan los siguientes:

1. Cédula o documento vigente, emitido por el Tribunal Electoral
2. Original del pasaporte y de la certificación de estatus migratorio (extranjero residente) o certificación de movimiento migratorio (extranjero no residente) emitido por el Servicio Nacional de Migración.
3. Certificado emitido por el Registro Público donde se describa los datos de constitución, personalidad jurídica de la empresa y el nombre del Representante Legal, así como sus facultades.
4. Correo electrónico.

Si el solicitante es extranjero no registrado en el Tribunal Electoral deberá presentar:

1. Pasaporte original y Certificación de Estatus Migratorio, emitido por el Servicio Nacional de Migración (extranjeros residentes);
2. Pasaporte original y Certificación de Movimiento Migratorio, emitido por el Servicio Nacional de Migración (extranjeros no residentes).

¿Qué garantías ofrece la firma electrónica calificada y por qué tramitarla?

La firma electrónica se traduce en mayor eficiencia y menos costes operativos en empresas y organizaciones. Esto se debe a que da la posibilidad de realizar válidamente trámites en línea sin impresión de documentos, mensajeros, el uso del correo ni los servicios notariales.

Cuando la ley exija la firma de una persona o establezca consecuencia por la ausencia de la firma de esa persona, dicho requerimiento de firma quedará satisfecho con un mensaje de datos si:

1. Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
2. El método es confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Estos requisitos se darán por satisfechos cuando ambos estén presentes, pero se presumirán de pleno derecho en el caso de que se esté en presencia de una firma electrónica calificada y por tanto en la emisión intervenga un prestador de servicios de certificación autorizado por la Dirección Nacional de Firma Electrónica.

Gestiones en la práctica

Hoy en día, se puede hacer la solicitud en línea. Cada certificado tiene un costo distinto. El tiempo de obtención del certificado, una vez se remite el comprobante de pago, es de unos 15 días. Transcurrido dicho tiempo, el solicitante será citado para que se apersone ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica, ubicada en la Ave. 12 de octubre, para firmar y tomarse una foto que irá en el certificado, el cual se entrega con todos los demás implementos en el mismo momento.

Las tecnologías digitales han venido a cambiar el mundo, por lo que debemos adecuarnos a los cambios y aprovechar los beneficios de cada una de ellas.

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